Uma empresa para a qual presto consultoria solicitou que fosse realizado um estudo para avaliar se seria vantajoso trocar as várias impressoras laser usadas em cada setor por multifuncionais laser de maior porte. Apesar do parque ser bem recente (todas as impressoras foram compradas em junho desse ano), as constantes falhas nos equipamentos estavam dificultando o trabalho das equipes. Embora dentro da garantia, cada vez que uma impressora ia para a assistência técnica, o setor inteiro precisava usar a laser de outra área durante quase trinta dias, período médio necessário para o conserto. Além disso, a área de TI precisava reconfigurar as estações para apontar para a impressora temporária, o que acabava sobrecarregando a equipe de suporte, que já era bem enxuta. Por ocasião da compra das impressoras optou-se pela aquisição devido ao alto custo por página impressa cobrado pelas empresas que realizavam locação: entre R$ 0,14 e R$ 0,18 por página (o papel sendo fornecido pelo cliente). Com a proposta de um fornecedor de cobrar R$ 0,06 por página, a diretoria solicitou que fosse realizado um estudo para avaliar se seria interessante substituir as impressoras existentes por outras no regime de outsourcing.
Para fazer qualquer avaliação, é necessário calcular quais são os custos efetivos de uma impressora laser:
1. Custo de Amortização do Equipamento
Apesar de aparentemente simples (valor da impressora dividido pela quantidade de páginas que ela pode imprimir durante sua vida útil), existia um problema a enfrentar: como definir qual é a vida útil do equipamento? Quantas páginas uma laser consegue imprimir antes que ela comece a apresentar tantos problemas que os custos de manutenção tornem mais interessante colocá-la no lixo? Felizmente, como a empresa possuía registro das quantidades impressas mensalmente por cada impressora (cerca de 10 mil folhas) e havia um histórico das ocasiões em que cada equipamento foi enviado para a assistência técnica, foi mais fácil estimar a vida útil das impressoras laser.
Verificamos que após 60.000 impressões os problemas começavam a acontecer e que praticamente todas estavam inutilizadas ao chegar a 150.000 impressões (o custo do conserto dos equipamentos é alto e não vale à pena, na maioria dos casos, consertá-las após o término da garantia). Dessa forma, independente dos dados fornecidos pelos fabricantes, passamos a usar a quantidade de 150.000 páginas para indicar o volume de impressões possíveis para uma laser. Apesar de possuirmos equipamentos de vários modelos e fabricantes, o mais comum na empresa é a multifuncional laser monocromática Lexmark x342dn, cujo custo médio é de R$ 1.400,00 (em Brasília-DF).
Para chegar ao custo de cada página na amortização do equipamento utilizamos a fórmula:
Custo por Página = Preço do Equipamento / Total de Páginas Impressas
No caso da x342dn, R$ 1.400,00 / 150.000, que gera um custo de R$ 0,009 por página impressa.
2. Custo de Consumíveis - Toner
Para determinar a quantidade exata de páginas que um toner pode imprimir, o correto seria verificar quantas folhas foram impressas com os seis últimos toners e dividir por 6, determinando assim a quantidade real de páginas impressas por toner na empresa. Uma empresa que imprime somente documentos de textos vai conseguir muitas páginas a mais por toner do que uma que imprime muitos gráficos. Para o nosso cálculo, entretanto, optamos por utilizar a quantidade estimada pelo fabricante, que eram 6.000 folhas no caso da Lexmark x342dn. A fórmula utilizada:
Custo por Página = Preço do Toner / Total de Páginas Impressas
No caso da x342dn, cujo toner custa R$ 430,00 em Brasília, o custo estimado ficou em R$ 0,072 por página impressa.(R$ 430,00 / 6.000).
Apesar de nem todo consumidor saber, uma impressora laser monocromática utiliza dois consumíveis: o toner e o cilindro fotocondutor. Este precisa ser trocado a cada 20.000, 30.000 ou 40.000 impressões, de acordo com o modelo. Na prática, sempre é possível postergar a troca. Porém após a quantidade estipulada pelo fabricante, começam a aparecer manchas nas páginas, que vão aumentando com o tempo, além de poder resultar em danos ao equipamento. Dessa forma, preferimos usar no cálculo do custo do fotocondutor a quantidade de páginas estimada pelo fabricante , que no caso da Lexmark x342dn é de 20.000 páginas (ou seja, após cada 4 trocas de toner, no máximo, é preciso trocar o fotocondutor). A fórmula utilizada:
Custo por Página = Preço do Fotocondutor / Total de Páginas Impressas
No caso da x342dn, cujo fotocondutor custa R$ 240,00 em Brasília, o custo estimado ficou em R$ 0,012 por página impressa.(R$ 430,00 / 6.000).
4. Custo Total por Página para Impressora Comprada
No nosso caso, o custo por página impressa em uma impressora laser monocromática ficou:
Equipamento.: 0,009
Toner.......: 0,072
Fotocondutor: 0,012
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Total.......: 0,093
Ou seja, o custo de impressão de cada página para as impressoras laser adquiridas pelo cliente em questão é de R$ 0,093. Como a empresa que faria a locação cobra R$ 0,06 por página impressa, realizar o outsourcing nesse caso é bem mais vantajoso. Além disso, como no contrato existe uma cláusula que determina que a impressora que apresentar defeito deve ser trocada por outra do mesmo modelo em no máximo 4 horas, em tese a área de TI deixa de se preocupar com mais esse problema.
Assim, antes de optar por uma compra de impressoras, avalie o custo real do equipamento e compare com os custos de outsourcing. Dependendo do caso, pode ser muito mais vantajoso financeiramente e tirar da sua área de TI mais uma fonte de dores de cabeça...
PS: Não existem milagres! As empresas que realizam outsourcing conseguem custos muito mais baixos que os seus devido ao volume de compras das mesmas, que adquirem tanto os equipamentos quanto os consumíveis diretamente dos fabricantes e com preços bem vantajosos...
